Los contratos y acuerdos de encargo que necesitas en tu negocio digital

Parece que por internet todo vale y que se puede confiar en todo el mundo pero, para un negocio, los problemas son los mismos que fuera de la red y el dinero que se pierde, aunque sea digital, es real. ¡Por esto es tan importante hacer encargos profesionales!

Si en la vida offline puede haber personas que no te paguen o colaboradores que no cumplan el encargo de acuerdo a tus expectativas, en internet pasa lo mismo, por eso es importante ser consciente de ello y tener también los contratos y acuerdos necesarios para nuestras actividades.   

Con el avance de la digitalización a escala mundial, cada vez son más las personas que hacen encargos profesionales o contratan por internet los servicios de personas que residen en países diferentes.

También son habituales las colaboraciones entre emprendedores o los equipos de trabajo en el que cada miembro se encuentra en una franja horaria diferente.

Por ello, a menudo los freelance, emprendedores o negocios digitales no saben cómo reflejar estas relaciones, de modo que les ofrezca un mínimo de garantías y de seguridad.

Del mismo modo, en el derecho internacional, el asunto de los contratos internacionales todavía es complejo y confuso, si bien podemos acogernos a los Convenios de Roma, los principios Unidroit o la lex mercatoria.

En este artículo te voy a explicar algunos de los tipos de acuerdo de encargo profesional o contratos de servicios que puedes necesitar si desarrollas o ganas dinero con una actividad digital y así goces de una mayor tranquilidad y seguridad jurídica.

Ahora bien, para saber lo que te puede ser más útil, antes hay que aclarar algunas diferencias:

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Diferencia entre colaborador y trabajador.

Los contratos entre 2 profesionales (particulares, autónomos o empresas) son contratos mercantiles entre iguales.

Por tanto, no se trata de un contrato de trabajo en el que uno depende y está supeditado al otro. Estos tienen una regulación diferente y la veremos en otro apartado.

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Diferencia entre acuerdo de encargo profesional y contrato de servicios.

Un encargo profesional es un pedido puntual y concreto (por ejemplo, redactar un post o diseñar un logotipo) de una persona a otra.

En cambio, en el contrato se pacta recibir o prestar un servicio durante un determinado período de tiempo, que puede ser determinado (por ejemplo, 3 meses) o indeterminado (sin especificar hasta cuando). Sería el caso de contratar un asistente virtual, por mencionar un posible caso.

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Encargos profesionales

El acuerdo de encargo profesional es un documento mediante el que una persona encomienda una (o varias) tareas en concreto y de forma puntual a otra y que, probablemente, no se vaya a extender más allá.

Por ejemplo, encargar el diseño de un logo de una página web. Una vez está hecho, acaba la relación profesional.

Este tipo de encargos son especialmente habituales y útiles entre emprendedores, freelancers o nómadas digitales, aunque también en otros grupos.

 

¿Qué tipo de acuerdos de encargo se pueden hacer?

Existen muchos tipos de acuerdo de encargo profesional que puedes necesitar. En todos ellos, sea cual sea, debes hacer constar la información básica de cualquier documento legal, como son los datos de las partes, la fecha o el lugar de la firma.

A continuación te muestro algunos de los más habituales:

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1- Encargo profesional para la redacción de textos.

En algún momento puedes necesitar que te redacten un texto para tu web o blog. En este caso, es importante detallar algunos aspectos para que todo fluya sin problemas y evitar malentendidos, como pueden ser:

• De qué debe tratar (temática a desarrollar)
• Si debe incluir keywords y con qué frecuencia o si debe hacer un keyword research.
• Longitud del texto (en palabras o caracteres).
• Plazo de entrega.
• Número de posibles revisiones del texto.
• Precio del servicio, plazo y modo de pago.
• Derechos de autor sobre el texto.
• Declaración responsable de que el texto será un original y no un plagio, en todo o en parte, ni una traducción de un texto ya existente en otro idioma.

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2- Encargo profesional para una campaña publicitaria digital.

Si necesitas hacer una campaña publicitaria, es probable que tengas que encargárselo a un profesional. En el encargo se debe concretar:

• Objetivo de la campaña: captar nuevos suscriptores, generar ventas, aumentar el público, etc.
• Canales que se usarán: Facebook, Instagram, Youtube, Linkedin, etc.
• Tipos de campaña: Facebook Ads, Google Ads, etc
• Duración de la campaña.
• Presupuesto para la campaña publicitaria del que dispone el profesional.
• Cómo se medirá el resultado para saber si la campaña ha funcionado o no.
• Precio del servicio, plazo y forma de pago.
• Compromiso de protección de datos y hacer un buen uso de información sensible, como contraseñas.

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3- Encargo profesional de un diseño gráfico.

Si necesitas un diseño gráfico, como mínimo hay que concretar:

• Descripción del diseño que se quiere conseguir (dibujo, letras, formas, etc).
• Qué es lo que se busca transmitir con el diseño (los valores, el espíritu, la idea).
• Preferencia de colores o formas a usar.
• Tiempo de entrega.
• Formatos en los que se debe entregar.
• Posibilidad de tener el diseño también adaptado a las medidas de las principales redes sociales.
• Posibles revisiones.
• Precio del servicio, plazo y modo de pago.

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4- Encargo de un servicio técnico.

Este tipo de encargo va encaminado a asistencia informática y digital. Hay que hacer constar, como mínimo:

• Descripción del servicio a prestar: reparación, actualización, edición, grabación, etc.
• A dónde se da acceso: hosting, WordPress, portátil en general, etc.
• Tiempo de realización y entrega.
• Precio del servicio, plazo y forma de pago.
• Compromiso de protección de datos y hacer un buen uso de información sensible, como contraseñas.
• Compromiso de confidencialidad respecto a la información y datos que observe durante la ejecución del trabajo.

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Los aquí mencionados no son los únicos tipos de acuerdos de encargo pero sí los principales. La información que detallo que debe incluirse tampoco es la única, ya que dependerá de cada caso y circunstancia. Aún así, ahora tienes una perspectiva de la importancia de estos acuerdos para tener más garantías.

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Tipo de contratos de servicios para actividades digitales.

Como hemos visto, los contratos de servicios son encargos profesionales que se hacen a otras personas por un tiempo determinado o indeterminado, según el caso.

La persona contratada como freelance o colaboradora externa suele tener muchos clientes a la vez. Es decir, que la persona colaboradora no solo trabaja contigo. No obstante, si solo trabajara para ti o principalmente para ti, nos encontraríamos ante otro tipo de relación muy distinta con su contrato específico.

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1- Contrato de asistente virtual.

Muchas personas se sirven de un asistente virtual que los ayude en las tareas más administrativas y los libere de ciertos trámites y actividades.

A la hora de formalizar esta relación profesional, como mínimo debe constar:

• Día de inicio como asistente.
• Duración del servicio (hasta una fecha concreta o indeterminada)
• Funciones que se le asignan (cuál es su trabajo).
• Qué tareas puede hacer de forma autónoma y en qué tareas necesitan autorización (por ejemplo, aprobar la devolución del dinero de un cliente).
• Cómo se mide o valora si cumple las funciones.
• A qué se le da acceso (webs, correos electrónicos, comunidad de seguidores, cuentas corrientes, etc) y, en concreto, a qué plataformas, perfiles o servicios.
• Privacidad y confidencialidad.
• Precio del servicio: ¿por horas, por objetivos o variable?
• Cómo y cada cuándo se pagan los servicios.
• Ley nacional predominante.

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2- Contrato de Community Manager.

Puede que quieras contratar a alguien para que lleve tus redes sociales y así tu dedicarte a otras cosas más importantes para ti.

En ese caso, es importante tener un contrato de servicios con el Community Manager para que queden las cosas claras y ofrezca a las dos partes seguridad jurídica y garantías. El contrato debe incluir, al menos:

• Objetivo del servicio: mayor visibilidad, hacer crecer el número de seguidores, mantener una actividad regular, etc.
• Tareas: publicaciones, responder a los seguidores y usuarios, gestionar directos, etc
• Redes a las que se le da acceso.
• Periodicidad de las publicaciones.
• Temáticas sobre las que debe publicar, línea editorial o valores de la marca.
• Privacidad y confidencialidad.
• Precio del servicio y cómo se paga: ¿por horas, por objetivos o variable?
• Día de inicio de la actividad y duración del servicio.

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3- Contrato de servicios SEO

Es probable que en algún momento necesites contratar a un SEO para que te ayude a posicionarte en los buscadores. Dado que su trabajo repercutirá directamente sobre tu visibilidad y credibilidad en el mercado, es importante tener un contrato de servicios que aclare los puntos a tener en cuenta.

Para ello, como mínimo debe constar:

• Objetivo del servicio.
• Fecha de inicio y duración.
• A qué sistemas, aplicaciones o redes se le da acceso.
• Qué métodos o estrategias se utilizan.
• Cómo se medirán los resultados o con qué métricas.
• Privacidad y confidencialidad.
• Ley aplicable.
• Precio del servicio y cómo se paga: ¿por horas, por objetivos o variable?

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4- Contrato de servicios de marketing.

Como mínimo, debe constar:

• Objetivo del servicio: promoción y dar a conocer una marca en internet, generar interés y embudo de ventas para iniciar un procesos de compra, etc.
• Qué estrategias incluye (inbound marketing, re-marketing, retargeting, e-mail marketing, etc.)
• A qué sistemas, aplicaciones o redes se le da acceso.
• Cómo se medirán y analizarán los resultados.
• Precio del servicio: ¿por horas, por objetivos o variable?
• Cómo y cuándo se pagan los servicios.
• Ley nacional predominante.
• Día de inicio del servicio y duración.

Estos son los contratos de servicios digitales más habituales, aunque hay más, según las necesidades profesionales que puedas tener en cada momento.

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Otros documentos importantes

1- El Pacto de socios.

Cuando varias personas inician un proyecto digital en común es importante redactar un pacto de socios. En este documento se hacen constar cosas tan importantes como:

• Quienes son los socios.
• Qué aporta o qué función tienen cada uno de ellos.
• Cuál es el proyecto y su finalidad.
• Cómo se toman las decisiones que afectan al proyecto.
• Cómo se reparten los beneficios.
• Responsabilidades por incumplimientos.
• Cómo se acuerda la entrada de nuevos socios o la salida de alguno de ellos y qué comporta.
• Derechos y obligaciones.

Este documento es muy útil hacerlo al iniciar un proyecto o poco tiempo después. Una vez han surgido malentendidos o dificultades, los problemas van a seguir (y probablemente empeorar) y ya nadie va a querer acordar un pacto de socios en el que ceder su parte del desacuerdo.

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2- Pacto de colaboradores.

Este es un contrato parecido al anterior pero no lo forman socios de un mismo proyecto, sino personas que tienen proyectos diferentes pero que, de algún modo, colaboran y se dan apoyo mutuo entre ellas.

En este pacto debe de constar:

• Quienes son los colaboradores.
• Sobre qué proyectos colaboran.
• De qué modo colaboran y se dan apoyo.
• Cuándo comienza la colaboración y durante cuánto tiempo.
• Cómo se mide y valora la colaboración.
• Cómo puede uno dejar de ser colaborador o cómo puede entrar otro colaborador en el acuerdo.
• Responsabilidades: Qué pasa si se incumple el acuerdo.
• Contraprestaciones que puedan tener que darse unos a otros.

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3- Autorización de derechos de imagen para testimoniales.

Para dar credibilidad y fuerza a una marca, servicio o producto, es común valerse del testimonio de usuarios que expliquen su experiencia, de modo que futuros clientes puedan tener en cuenta estas valoraciones.

Para ello, es imprescindible que obtengas una autorización de derechos de imagen para testimoniales. Puedes saber más en este post específico sobre el tema.

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4- Contrato de confidencialidad.

El contrato de confidencialidad suele ser un contrato accesorio a otros. Es decir, que se firma con aquellas personas o empresas que van a tener acceso a información interna o privada de una forma más intensa, ya sea datos personales, profesionales, métodos de trabajo, contactos de clientes o proveedores, acceso a plataformas y servicios, etc.

Tu propia asesoría fiscal o legal tiene que haberte facilitado un contrato de confidencialidad. Piénsalo, es lógico. Con todos los datos que le proporcionas sobre ti, tus ingresos, tus clientes o tus proveedores.

Por ello, es muy importante que la información de tu actividad o negocio digital siga siendo confidencial y que tampoco se haga un mal uso.

Un contrato de confidencialidad va a prevenirte de posibles problemas futuros y, en caso de que desafortunadamente tengas alguno, te va a dar las herramientas para saber como solucionarlo o, al menos, suavizar sus efectos o compensarlo.

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5- Contrato de no competencia.

Cuando dos o más personas colaboran o trabajan entre ellas, es habitual que desarrollen conjuntamente determinados métodos de trabajo, que trabajen con un mismo público o target o que manejen unos mismos datos, métricas e información sobre un nicho de mercado.

Por ello, puede resultar interesante acordar un contrato de no competencia en donde se haga constar qué pasa en caso de que se separen los caminos, durante cuánto tiempo no se pueden hacer competencia y si debe haber algún tipo de compensación económica a alguna de las partes.

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Ya has visto que, trabajar por internet en un mundo globalizado, no es sinónimo de una jungla sin normas ni ley. Si te queda alguna duda por resolver o quieres que te ayude con algún contrato, contáctame gratis y sin compromiso. ¡Te ayudo!

Aquí te he explicado los modelos más habituales, aunque no son los únicos. ¿Te ha sido útil la información? Si crees que puedes necesitar un tipo de encargo diferente o un contrato por un servicio que no he mencionado, házmelo saber en los comentarios e intentaré ayudarte.

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Fuentes y referencias

• Convenio de Roma I. Reglamento (CE) nº 593/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 17 de junio de 2008, sobre la ley aplicable a las obligaciones contractuales.
• Convenio de Roma II. Reglamento (CE) nº 864/2007 del Parlamento Europeo y del Consejo de 11 de julio de 2007 relativo a la ley aplicable a las obligaciones extracontractuales.
• UNIDROIT, del International Institute for the Unification of Private Law. 
• Principios Unidroit sobre los contratos comerciales.

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